"Hva-kan-vi-gjøre-annerledes?"
Slik lager du god prosess!
Det er prosessleders ansvar å være den gode katalysatoren.
Dagen er kommet for «prosess» på jobben. For mange er ordet forbundet med gule lapper og spørsmålet «hva kan vi gjøre annerledes». Noen ansatte jubler, mens andre krymper seg og tenker «å nei, ikke nå igjen».
Svært ofte har jeg møtt grupper som har gruet seg til slike dager. Lykken er stor for alle når de ser at prosessen likevel blir artig og gir bedriften nødvendige steg i ny retning.
Bakgrunnen for prosessen er gjerne krav til økt topp- eller bunnlinjevekst, eller et behov for nødvendig «omstilling», - et annet ord med like mange gode som dårlige vibber. Raske endringer i samfunnet medfører økt krav til bedriftenes agile evne og fleksibilitet. Endringsarbeidet begynner gjerne med «prosess».
Starter du prosessdagen med spørsmålet «hva-er-det-vi-kan-gjøre-annerledes» er sjansen stor for at du sender sarte sjeler ned i sjenansen, og de utålmodige over i irritasjonsmodus. Innfallsporten blir for vid og det vil mumles «hva er det vi egentlig skal mene noe om». Å stille åpne spørsmål er bra, men et spørsmål på fullstendig vidt gap sender de fleste plaskende på dypt vann.
Prosesslederen er katalysatoren
Det største problemet i den vide formuleringen er at de ulike svarene vil gjøre det ganske håpløst å få noen god verdi omkring temaet utover et mangfold av meninger. En god prosessleder sørger for å stille spørsmålene slik at medvirkningsprosessen oppleves meningsfull for begge parter; arbeidsgiver får brukt sin ressurspool av medarbeidere og de ansatte får oppleve at deres bidrag er til nytte. Slik møter endringsarbeidet få barrierer når det skal omsettes til praktiske ferdigheter og gjennomføres. Prosesslederen er katalysatoren som forener, forløser og forbedrer dynamikken i gruppa.
Bedriftsleders ansvar, eventuelt i samarbeid med prosessleder om denne er en annen, er å sette rammer og en forventning om at «innenfor disse rammene kan du som ansatt mene noe». Forventede effekter av prosessen adresseres og angir retning for arbeidet. Sett opp enkle spilleregler som sikrer at alle får medvirket. De som bidrar «litt for mye» må få litt mindre plass slik at de som normalt er stille fordi de ikke liker å overstyre kollegaens ordstrøm også får bidratt. Prosesskulturen designes slik at meningene kommer frem under selve prosessdagen, og ikke på bakrommet når det føles mer "trygt" å ytre seg.
Skift energi til løsningsfokus og selskapets verdistrøm
En lystbetont ramme starter gjerne med å snakke seg varme om det som fungerer bra. Stemningen i gruppa skifter dermed energi til «løsningsfokus». Skap en felles forståelse og oversikt av hvordan bedriftens hverdagsliv fortoner seg i en nedtegnet verdistrømslinje.
Først nå kan vi begynne å snakke om det vi egentlig skal gjøre; få til å gjøre noe annerledes - endringer. Gjennom kartlegging av alle flaskehalser langs verdistrømslinjen identifiseres problemstillinger. Denne felles kartleggingen skaper et klart felles syn på hva som egentlig er behovet for endringer - eller problemstillinger. Løs problemene i fellesskap, en etter en i en kollektiv enighet om hvordan de ansatte skal gjøre dette området på en ny, forenklet, forbedret eller smartere måte. Løsninger skapt av de ansatte selv vil alltid være enklere å gjennomføre i praksis.
Som leder må du gjerne tre litt tilbake her og lytte til hva de ansatte mener er problemstillinger innen temaet ledelsen har satt. La de ansatte skape "fasiten" og vis hvordan du som leder bidrar inn i denne. Ved å holde en slik åpen inngang til prosessen får man som regel løst langt flere punkter enn når medarbeiderne må fokusere på et predefinert problemområde fra ledelsens side.
Prosessene blir ikke bedre enn prosesslederen. Min garanti til deg er at vi skal få merkbare og forventede effekter av vår prosess i et godt samspill mellom ansatte og ledelse.
(PS. Er det ønskelig å skape ny strategi, endringer i selve tjenesten eller produkttilbudet i bedriften er det andre verktøy og teknikker som skal til – disse kan vi snakke om en annen gang).
Ventura Utvikling Prosess TM